Praxistipp: Akteneinsicht in Baden-Württemberg schnellstmöglich durchsetzen: schriftlicher Antrag auf Einsicht in die Bauakten

von Thomas Ax

Um Ihre Akteneinsicht in Baden-Württemberg schnellstmöglich durchzusetzen, sollten Sie sofort einen schriftlichen Antrag auf Einsicht in die Bauakten direkt bei der Gemeinde und der unteren Baurechtsbehörde stellen. Da der Gesetzgeber die Nachbarfristen stark verkürzt hat, zählt jeder Tag, bevor unumkehrbare Fakten oder verpasste Fristen entstehen.

1. Der richtige Ansprechpartner je nach Verfahrensstand

* Wenn Sie bereits eine Angrenzerbenachrichtigung haben. Die Bauakten liegen während der laufenden Zwei-Wochen-Frist direkt bei Ihrer Gemeinde (Bürgermeisteramt / Bauverwaltungsamt) zur Einsicht aus. Gehen Sie am besten sofort ohne langes Warten auf einen Rückruf während der Öffnungszeiten vorbei, legen Sie das Schreiben vor und lassen Sie sich die Pläne zeigen.
* Wenn Sie erst informell von den Plänen wissen. Liegt noch keine offizielle Benachrichtigung vor (etwa weil der Bauherr keine Abweichungen beantragt hat oder der Antrag erst eingereicht wurde), richten Sie Ihren Antrag parallel an das Bauamt der Gemeinde und an die untere Baurechtsbehörde (das ist in größeren Städten das städtische Baurechtsamt, in kleineren Gemeinden das Landratsamt).
* Rechtsgrundlage für Ihr Recht auf Einsicht. Berufen Sie sich auf Ihr berechtigtes Interesse als direkt angrenzender Nachbar nach § 29 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG BW) sowie auf das Landesinformationsfreiheitsgesetz (LIFG BW), falls das Amt zögert, weil Sie angeblich nicht am Verfahren beteiligt sind.

2. So setzen Sie die Einsicht in der Praxis durch

* Per E-Mail und telefonisch vorab anmelden. Schicken Sie den Antrag vorab per E-Mail mit Betreff „Eiliger Antrag auf Akteneinsicht als Nachbar – Bauvorhaben [Straße/Flurstück]“ und rufen Sie direkt danach beim Sachbearbeiter an, um einen Termin am selben oder nächsten Tag zu vereinbaren.
* Alle relevanten Unterlagen abfotografieren. Sie dürfen die Akten vor Ort mit dem Smartphone vollständig abfotografieren oder Kopien gegen Gebühr verlangen. Achten Sie besonders auf den Lageplan (mit eingezeichneten Abstandsflächen), die Ansichten und Schnitte (Gebäudehöhen) sowie den Antrag auf Abweichungen/Befreiungen.
* Bei Verzögerung durch die Behörde. Sollte das Amt die Einsicht verweigern oder Sie auf einen Termin nach Ablauf der Zwei-Wochen-Frist vertrösten, legen Sie sofort fristwahrend schriftliche Einwendungen ein und rügen Sie ausdrücklich die verwehrte Akteneinsicht, damit keine Präklusion eintritt.

3. Musterformulierung für Ihre E-Mail an das Bauamt

Betreff: Eiliger Antrag auf Akteneinsicht als angrenzender Nachbar – Bauvorhaben [Straße, Hausnummer / Flurstück-Nr.]

Sehr geehrte Damen und Herren,

als Eigentümer des unmittelbar angrenzenden Nachbargrundstücks [Ihre Adresse / Flurstück-Nr.] beantrage ich hiermit gemäß § 29 LVwVfG BW (hilfsweise nach dem LIFG BW) unverzügliche Einsicht in die vollständigen Bauvorlagen und Genehmigungsunterlagen für das geplante Bauvorhaben auf dem Grundstück [Adresse / Flurstück-Nr. des Nachbarn].

Da durch das Vorhaben nachbarschützende Belange (insbesondere Abstandsflächen, Belichtung sowie das Gebot der Rücksichtnahme) berührt sein können und im baurechtlichen Verfahren äußerst kurze Fristen laufen, bitte ich um kurzfristige Terminvergabe zur Einsichtnahme sowie die Möglichkeit, vor Ort Kopien bzw. Fotografien der Pläne anzufertigen.